توضیح مزایا و معایب استفاده از تلفن ویپ نرم افزاری

تلفن های ویپ نرم افزاری یا همان سافت فون ها به صورت گسترده در شبکه های تلفنی ویپ مورد استفاده قرار گرفته اند. این ابزار های ارتباطی نوین، امروزه نسبت به گذشته پیشرفته های بسیاری داشته اند و آمار استفاده از آن ها نیز بسیار افزایش نشان داده است.

اما به چه علت است که تلفن های ویپ نرم افزاری ویپ یا همان سافت فون های ویپ در حال گسترده تر شدن هستند؟ پاسخ های بسیاری می توان برای این سوال یافت. این پاسخ ها را در امکانات ویژه ای که تلفن های نرم افزاری در اختیار بیزینس ها قرار می دهند و هم چنین هزینه پایینی که به بیزینس ها تحمیل می کنند با جست.

البته باید گفت که استفاده از سیستم تلفن ویپ به صورت نرم افزاری می تواند مزایا و معایب خود را داشته باشد، همان طور که تلفن های سخت افزاری معایب و مزایایی دارند. در این مطلب می خواهیم مزایا و معایب استفاده از تلفن ویپ نرم افزاری را بیان کنیم تا شما را در انتخاب یک ابزار تلفنی مناسب راهنمایی کنیم.

ابتدا بگذارید به این موضوع بپردازیم که سافت فون ویپ دقیقا چیست و چگونه در شبکه تلفنی ویپ کار می کند؟

سافت فون ویپ چیست و چگونه کار می کند؟

سافت فون یا تلفن نرم افزاری ویپ یک نرم‌ افزار است که قادر است تمامی امکاناتی که یک تلفن آی پی سخت افزاری در اختیار شما قرار می دهد را از طریق یک رابط نرم افزاری به شما ارائه کند. به طور معمول تمامی امکاناتی که بر روی یک تلفن آی پی سخت افزاری مشاهده می کنید را قادر هستید تا در یک تلفن نرم افزاری نیز مورد استفاده قرار دهید و یا حتی شاید امکاناتی بسیار بیشتر از آن نیز بر روی آن نرم افزار موجود باشد.

تلفن های نرم افزاری از میکروفون سخت افزاری که بر روی آن اجرا می شوند برای دریافت صدا استفاده می کنند و مانند یک تلفن آی پی سخت افزاری آن صدا را ابتدا اینکد کرده و سپس به سمت مقابل ارسال می کنند. تلفن های سخت افزاری به علت محدودیت های فیزیکی که برای آن ها وجود دارد ممکن است بسیار محدود باشند اما تلفن های نرم افزاری بدون محدودیت قادر هستند تا امکانات تلفنی بی نظیر ویپ را در اختیار شما بگذارند.

سافت فون ها مانند نرم افزار های معمولی سیستم عامل های مختلف طراحی و ساخته می شوند و رابط کاربری شبیه نرم افزار های معمولی بر هر پلتفرم های مختلف دارند. این نرم افزار ها به سیستم تلفنی شما از طریق راه های موجود متصل می شوند و اطلاعات را با آن به اشتراک می گذارند، دقیقا شبیه یک تلفن سخت افزاری ویپ معمولی.

سافت فون ها معمولا در کنار قابلیت برقراری و دریافت تماس های صوتی، امکانات ویژه دیگر مانند ضبط تماس های صوتی، مسیر دهی به تماس و دریافت صندوق صوتی را نیز ارائه می کنند. البته امکاناتی که در این نرم افزار ها مشاهده می شود، ممکن است از نرم افزار تا نرم افزار دیگر متفاوت باشد.

سافت فون های ویپ معمولا بسیار ارزان یا رایگان هستند، معمولا شرکت های ارائه دهنده سرویس های ویپ، نرم افزار های رایگان خود را برای پلتفرم های مختلف در اختیار مشتریان قرار می دهند تا آن ها بتوانند از طریق نرم افزار نیز تماس های تلفنی خود را برقرار کنند.

مزایای استفاده از تلفن های نرم افزاری در شبکه تلفنی ویپ

تلفن های نرم افزاری یا همان اپ های ویپ مزایای بسیاری دارند که مدیران را به استفاده از آن ها در سیستم های تلفن شرکتی ترغیب کرده است. در اینجا به معرفی برخی از مزایای استفاده از تلفن های نرم افزاری ویپ به جای تلفن های سخت افزاری خواهیم پرداخت.

1- هزینه پایین راه اندازی و نگهداری سیستم تلفنی نرم افزاری ویپ

سیستم های نرم افزاری برای برقراری ارتباط معمولاً کیفیتی برابر با سیستم های سخت افزاری دارند، اما هزینه‌ای که برای خرید این نرم افزار ها پرداخت می کنید نسبت به تجهیزات سخت افزاری بسیار کمتر خواهد بود. در حالی که تلفن های آی پی معمولا بین ۳۰ تا ۲۰۰ دلار قیمت دارند، بسیاری از تجهیزات نرم افزاری VoIP را قادر هستید به صورت رایگان نیز استفاده کنید. بسیاری از شرکت هایی که تجهیزات نرم افزاری ارائه می کنند، یک نسخه رایگان با امکانات کمتر و یک نسخه پولی با امکانات پیچیده و بیشتر در اختیار مشتریان قرار می دهند.

در حالی که تجهیزات سخت افزاری VoIP هزینه نگهداری بسیار زیادی دارند، تلفن های نرم افزاری یا همان سافت فون های ویپ، معمولا با دانش فنی معمولی قابل مدیریت هستند و بسیار کمتر نیز دوچار مشکل می شوند. حتی اگر سیستم های تلفنی نرم افزاری دچار مشکلی بشوند که قابل حل نیست، تنها کاری که انجام می دهید این است که نرم افزار را حذف کرده و دوباره نصب میکنید. در حالی که تلفن های سخت افزاری می توانند دچار مشکلات فنی و هم چنین دچار شکستگی قطعات یا از کار افتادن با اتمام طول عمر شوند و هزینه های هنگفتی بر روی دست شما بگذارند، تجهیزات نرم افزاری ویپ هیچ گونه مشکل تعمیرات و هزینه های نگهداری اضافه را نخواهند داشت.

نصب نرم افزار ها معمولاً بسیار ساده انجام می‌شود و تنظیم کردن آن ها نیز نیاز به دانش بسیار بالایی در زمینه VoIP ندارد. نرم افزارهایی که برای پلتفرم های موبایل مانند iOS یا اندروید تولید شده اند، کاملا مشابه اپلیکیشن موبایل معمولی نصب می شوند و اکثر آن ها از طریق گوگل پلی برای دانلود در دسترس هستند.

نسخه های پولی از نرم افزارهای مختلف وجود دارند که امکانات بسیار زیادی را در ازای مبلغی معمولا منطقی در اختیار شما قرار می دهند. همچنین معمولاً این نرم افزار ها در آینده هزینه اشتراک دریافت نمی کنند و شما یک بار هزینه کل نرم‌افزار را پرداخت کرده و از آن در سیستم تلفنی خود استفاده می کنید.

2- افزایش قابلیت جا به جایی به کمک سیستم تلفنی نرم افزاری ویپ

گوشی های تلفن آی پی فیزیکی را باید بر روی میز قرار دهید و قابلیت جابجایی زیادی پس از آن ندارید، سیستم های تلفنی نرم افزاری را می توانید بر روی گوشی های موبایل نیز نصب کرده تا بتوانیم در هر کجا که باشید از سیستم تلفنی شرکت خود استفاده کنید.

گوشی های تلفن آی پی فیزیکی بر اساس تکنولوژی وایرلس یا دکت فعالیت می کنند به شما قابلیت جابجایی بیشتری نسبت به تلفن های آی پی رومیزی می دهند، اما نهایتاً شما قادر هستید تا ۳۰۰ متر فاصله را بدون رپیتر تحت پوشش قرار دهید. تنها راه حل شما برای متصل ماندن به سیستم تلفنی شرکت حتی اگر در مسافرت باشید، استفاده از تلفن های نرم افزاری ویپ است.

یکی از مهم ترین مزایای استفاده از تلفن های نرم افزاری به جای تلفن های سخت افزاری ویپ، قابلیت جا به جایی فوق العاده ایست که با استفاده از این تجهیزات نرم افزاری ویپ به آن ها دست پیدا می کنید.

3- فضای اضافه بیشتر بر روی میز کار

قرار دادن یک تلفن آی پی رومیزی فیزیکی بر روی یک میز می تواند فضای زیادی را اشغال کند. اگر شما از ماژول های گسترش نیز در کنار گوشی های تلفن آی پی استفاده کنید فضای بسیار بیشتری را اشغال خواهید کرد. اگر شما از میز کوچکی استفاده می کنید یا یک میز را با دیگران به اشتراک گذاشته اید، قطعا می دانید که فضای اضافه چقدر برای شما مهم است. استفاده از تلفن های ویپ نرم افزاری به جای تلفن های آی پی سخت افزاری فضای میز شما را آزاد می کند تا از آن برای قرار دادن اشیا دیگر استفاده کنید.

استفاده کردن از تلفن های نرم افزاری ویپ، سیم های پیچ در پیچ شبکه و آدابتور را حذف می کند و خیال شما را از داشتن یک میز کار تمیز راحت می کند. اگر از تلفن آی پی استفاده می کنید که PoE نیست، یک پریز خالی برق نیز با حذف این تلفن در اختیار شما قرار خواهد گرفت (که احتمالا برای شارژ موبایل باید استفاده کنید :D)

4- ادغام پذیری سیستم های تلفنی نرم افزاری ویپ با سیستم های دیگر

بسیاری از سیستم های مدیریتی و ابزارهای کارآمد به عنوان نرم افزارها بر روی سیستم عامل های مختلف فعالیت می کنند. به عنوان مثال نرم افزار های CRM برای مدیریت ارتباط با مشتری طراحی شده اند و بر روی بسیاری از پلتفرم ها ارائه می شوند. برخی از این سیستم ها را قادر هستید با نرم افزار های ویپ ادغام کنید. به عنوان مثال بر روی تقویم outlook زمانی برای یک تماس مشخص کنید تا با نرم افزار های ویپی که با outlook ادغام می شوند، در زمان مناسب تماس شما برقرار شود. بسته به نرم افزار ویپی که استفاده می کنید و سیستم های مد نظر شما، ممکن است راه حل هایی برای اتصال و ادغام این سیستم ها با یک دیگر بیابید.

بسیاری از نرم افزارهای مبتنی بر ویپ ممکن است API های مختص خود را ارائه کرده باشند و شما بتوانید بر روی نرم افزاری های اختصاصی خود، از قابلیت های این نرم افزار های ویپ استفاده کنید. برنامه نویسان با استفاده از API هایی که نرم افزار های دیگر در اختیارشان قرار می دهند، قادر هستند تا قابلیت های نرم افزار های دیگر را در نرم افزار هایی که می نویسند ادغام کنند.

معایب استفاده از سیستم های تلفنی نرم افزاری ویپ

با تمامی مزیت هایی که استفاده از سیستم تلفن نرم افزاری ویپ نسبت به سیستم تلفن سخت افزاری دارد، برخی از معایب را نیز می‌ توان در این انتخاب مشاهده کرد. بهتر است قبل از اینکه یک سیستم تلفن نرم‌ افزاری ویپ را انتخاب کنید توجه کنید که این سیستم معایبی داشته باشد که ارتباطات شما را مختل کرده و شما را از استفاده از ویپ دلسرد کند. در این جا به بیان برخی از معایب استفاده از سیستم تلفن نرم افزاری ویپ یا همان سافت فون های ویپ خواهیم پرداخت.

1- مشکلات سازگاری برخی نرم افزار های ویپ با برخی سیستم های تلفنی

قبل از این که یک نرم افزار VoIP را انتخاب کنید، بهتر است مطمئن شوید که این نرم افزاری که قصد نصب کردن آن را دارید، با سیستم تلفن ویپ شرکت شما سازگار است یا نه؟ زیرا ممکن است برخی از نرم افزارهای VoIP با سیستم تلفنی شما سازگار نباشند و در نتیجه اختلال در ارتباطات را تجربه کنید.

همین طور باید توجه داشته باشید که برخی از نرم‌ افزارهای ویپ بر روی برخی از پلتفرم ها ارائه نشده اند. شما ممکن است نرم افزاری را انتخاب کنید که بر روی سیستم عامل گوشی موبایل شما نصب می شود اما اگر شخص دیگری با سیستم‌ عامل دیگری تلاش به نصب کند قادر به انجام آن نیست.

شما باید تحقیق کنید که ابتدا این نرم افزاری که انتخاب کرده اید بر روی تمامی سیستم عامل هایی که قصد استفاده از آن را دارید نصب می شود یا بر روی آن سیستم عامل ها باید نرم افزار دیگری نصب کنید؟ این عدم انطباق با همه سیستم ها و دردسر انتخاب یک نرم افزار ویپ مناسب، یکی از معایب اصلی استفاده از سیستم های نرم افزاری ویپ به جای سخت افزار است.

2- پشتیبانی نکردن از برخی قابلیت ها در برخی از سافت فون های ویپ

سافت فون های ویپ که توسط شرکت های مختلف ارائه می شوند دارای قابلیت های مختلفی هستند. بسیاری از نسخه های رایگان این سافت فون ها، قابلیت های پیچیده را به شما ارائه نمی کنند. شما باید بر اساس نیاز خود نرم افزار ویپ مورد نظر خود را انتخاب کنید زیرا همه آن ها با یکدیگر یکسان نیستند و پاسخگوی نیاز های مختلفی خواهند بود.

اگر شما امکانات خاصی را مدنظر دارید که باید در سیستم های نرم افزاری VoIP شما موجود باشد، بهتر است قبل از انتخاب نرم افزار، همه نیازهای خود را یادداشت کنید و با امکانات نوشته شده در مورد آنها مقایسه کنید. ممکن است بعضی از امکاناتی که مورد نیاز داشته باشید را فقط در نرم افزار های پولی بیابید.

3- پایین آمدن کیفیت صدای سافت فون ها در هنگام دردسترس نبودن منابع کافی

اپلیکیشن های ویپی که بر روی گوشی های تلفن هوشمند یا دسکتاپ نصب می شوند،  یکی از چندین و چند نرم‌ افزاری هستند که در حال استفاده از منابع سخت افزاری در دستگاه مربوط می باشند. اگر گوشی تلفن یا کامپیوتر شما به اندازه کافی کافی قدرتمند نیست این امکان وجود دارد که منابع کافی در اختیار سیستم تلفن نرم‌ افزاری شما قرار نگیرد و شما اختلالاتی را در هنگام مکالمه تجربه کنید. این اختلالات می تواند شامل کاهش کیفیت صدا نیز شود و کیفیت صدا بسیار کاهش یابد.

شما در هنگامی که از گوشی تلفن خود برای برقراری ارتباط VoIP استفاده می کنید بهتر است توجه داشته باشید که نرم افزارهای دیگری که در حال اجرا هستند ممکن است منابع مورد نیاز تلفن نرم افزاری شما را استفاده کنند. اگر با اختلالاتی در تماس‌ های تلفنی هنگام برقراری ارتباط از طریق نرم افزار رو به برو هستید، تلاش کنید نرم افزار های دیگر را ببینید تا منابع بیشتری در اختیار این نرم افزار حساس قرار بگیرد.

این به اشتراک گذاری منابع سخت افزاری، یکی از معایب استفاده از تلفن های نرم افزاری به جای تلفن‌ های آی پی است. زیرا تلفن‌هایی سخت افزاری سیستم عامل های اختصاصی خود را دارند که منابع را به صورت اختصاصی برای خود مصرف می کنند و آن ها را با نرم افزارها و سیستم های دیگر به اشتراک نمی گذارند.