ویپ چیست؟ تکنولوژی ویپ مناسب برای شرکت های تجاری کوچک

انتقال به سیستم تلفنی ویپ از سیستم تلفنی سنتی یک جهش بزرگ برای شرکت های تجاری کوچک خواهد بود. امکاناتی که سیستم تلفنی در اختیار شرکت‌ های تجاری کوچک قرار می‌ دهد به آن ها کمک می کند تا نرخ رشد خود را افزایش داده و همزمان هزینه های خود را کاهش دهند. اگر شما از مدیران مشاغل کوچک هستید و قصد تغییر سیستم تلفن سنتی خود را به سیستم تلفن دارید، در این مطلب ما شما را راهنمایی خواهیم کرد تا ابتدا با این تکنولوژی آشنا شوید سپس مزایا و معایب آن را بدانید و در آخر اصطلاحات رایج در این صنعت را فرا بگیرید.

خداحافظی با سیستم تلفن سنتی به همان اندازه که می تواند هیجان انگیز باشد، برای برخی می تواند ترسناک و قدم گذاشتن دنیایی ناشناخته طلقی شود. دنیایی که می تواند شما را بهتر به دیگران متصل کند، در عین حال می تواند توجه افراد خطرناک را به سمت شما جلب کند. آیا این دنیا جدید مناسب شماست و می تواند در جهت رشد و طرقی شما مورد استفاده قرار بگیرد؟ بله حتما! اما بهتر است ابتدا قبل از ورود به دنیای ویپ، با آن بیشتر آشنا شوید.

ویپ چیست و چگونه کار می کند؟

تکنولوژی ویپ نسبت به سیستم تلفن شهری یا همان PSTN بسیار جوان است، اما در همین سنین جوانی پیشرفت هایی از خود نشان داده که همه را به آینده ای بسیار روشن امیدوار ساخته است، آینده ای که هم اکنون نیز نشانه های اطمینان بخشی از خود به نمایش گذاشته است. اما تکنولوژی تکنولوژی چگونه کار می کند و چه تفاوتی با سیستم خط تلفن شهری دارد؟

 تفاوت اصلی تکنولوژی ویپ با خطوط تلفن شهری، نحوه برقراری ارتباط این دو است. در حالی که خطوط تلفن شهری از کابل های مسی یا فیبر نوری برای انتقال صدا استفاده می کنند، صدا در تکنولوژی وی ابتدا به صورت دیجیتال در می آید و سپس بر بستر اینترنت به سمت مقصد حرکت می کند. تفاوت اصلی خطوط تلفن شهری با ویپ، استفاده تکنولوژی ویپ از اینترنت به جای کابل مسی است.

 اما صدا چگونه از حالت آنالوگ به حالت دیجیتال تبدیل می شود؟ این دقیقا هنر تکنولوژی ویپ است که می تواند صدا را از میکروفن دریافت کند، آن را پردازش کرده و به پکت های دیتای قطعه قطعه شده تبدیل کند. این پکت ها، ابتدا اینکد و فشرده سازی می شوند به صورت پی در پی بر روی بستر اینترنت جاری می شوند تا به مقصد برسند. در مقصد این پکت ها ابتدا از حالت فشرده خارج شده و دیکد می شوند تا از بلندگو های دستگاه طرف مقابل قابل پخش باشند.

امنیت تکنولوژی ویپ را باید با ابزار ها و روش های مختلف تامین کنید. تامین امنیت در سیستم های تلفنی ویپ، بر عهده سیستم های رمزنگاری اطلاعات و فایروال هاست که باید بر روی سیستم تلفنی شما تنظیم شوند.

مزایای استفاده از ویپ در شرکت های کوچک چیست؟

استفاده از تکنولوژی ویپ امروزه برای تمامی بیزینس ها امری مهم و حیاتی است. هزینه کردن بر روی راه اندازی و نگهداری یک سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ، در واقع هزینه کردن برای یک ارتباط بدون نقص و سالم با مشتری است. راضی نگه داشتن مشتری و داشتن قابلیت های مختلف در هنگام برقراری ارتباط با او، درامد های بیزینس ها را افزایش می دهد و اعتبار آن ها را نیز افزایش خواهد داد.

با استفاده از سیستم تلفنی ویپ چه قابلیت های فنی در اختیار شرکت ها قرار می گیرد؟

اما چه قابلیت های فنی در عمل، با استفاده از سیستم تلفنی ویپ در اختیار شرکت ها قرار می گیرد؟ پاسخ به این سوال می تواند ساعت ها به طول انجامد، زیرا امکاناتی که شرکت های کوچک و بزرگ می توانند به کمک سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ به آن ها دست بیابند بی شمار است. از امکانات معمولی مانند در انتظار نگه داشتن تماس، انتقال تماس به شخص دیگر، پخش موسیقی انتظار، قرار دادن سیستم بر روی حالت DND برای دریافت نکردن تماس ها به طور موقتی و بسیاری امکانات مدیریت تماس دیگر تا قابلیت گذارش گیری از تماس ها، ضبط تماس ها ئو دریافت صندوق صوتی را می توانید در یک شرکت به کمک تکنولوژی ویپ در اختیار داشته باشید.

مزایای غیر فنی استفاده از تکنولوژی ویپ برای شرکت های کوچک چیست؟

در هنگام نقل مکان شرکت ها نگه داشتن خط تلفن شرکت بسیار مهم است زیرا شما هزینه بسیاری برای تبلیغات انجام داده اید و در تمامی تبلیغات قطعاً شماره تلفن خود را نیز چاپ کرده اید. یکی دیگر از مزایای استفاده از ویپ برای برقراری ارتباط این است که هنگام جابجایی مکان شرکت، شما می توانید خط تلفن خود را نگه دارید و فقط آن را از طریق اینترنت به مکان جدید منتقل کنید.

هم چنان مزایای بسیاری وجود دارند که می توان در مورد تکنولوژی ویپ بیان کرد، شما احتمالا هم اکنون نیز اطلاعات بسیاری در مورد قابلیت های این تکنلوژی در اختیار دارید. تمامی این قابلیت ها می تواند دلایل بسیار خوبی برای انتقال از سیستم تلفنی سنتی به سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ باشد. اما هیچکدام به اندازه کاهش هزینه ها شاید مدیران شرکت ها را راضی به این انتقال نکند. کاهش هزینه ها با استفاده از تکنولوژی بسیار آسان است. حداقل کاهشی که شما در هزینه ها مشاهده می‌کنید در تماس‌های بین سازمانی خواهد بود، زیرا به کمک تکنولوژی تمامی تلفن های آی پی را می توانید به یک دیگر متصل کنید تا بدون پرداخت هزینه به سادگی با افراد مختلف درون یک شرکت ارتباط تلفنی برقرار کنید.

معایب ویپ برای استفاده در شرکت های کوچک چیست؟

در بالا به اندازه کافی از مزایای تکنولوژی ویپ صحبت کردیم، اکنون بهتر است کمی از معایب این سیستم بگوییم. در کنار تمامی امکاناتی که تکنولوژی ویپ در اختیار شرکت‌های کوچک قرار می‌ دهد معایبی نیز دارد که بهتر است قبل از انتقال از سیستم تلفن سنتی به سیستم تلفن ویپ با آن ها آشنا باشید. معایبی که تکنولوژی ویپ دارد به طور کلی در زمینه های کیفیت صدا، وابستگی به پهنای باند، وابستگی به برق و نیاز به تامین امنیت است.

پایین آمدن کیفیت صدای ویپ در صورت نبود منابع و تنظیمات مناسب

کیفیت صدا در سیستم های تلفن سنتی نسبتا مناسب است و در طی سالیان سال ثابت بوده است. در تکنولوژی ویپ با وجود اینکه می توانید کیفیت صدا را از خطوط تلفن شهری نیز بیشتر کنید، در صورت عدم وجود امکانات و تنظیمات مناسب ممکن است با کم شدن کیفیت صدا مواجه شوید.

پایین آمدن کیفیت صدا در صورت کاهش سرعت اینترنت امری شایع در سیستم های تلفنی مبتنی بر ویپ است. شما باید همیشه مطمئن شوید که سرعت اینترنت کافی برای استفاده از سیستم تلفنی ویپ با کیفیت را دارید. سرعت اینترنت مستقیما بر روی کیفیت صدای انتقالی از شما یا صدای دریافتی از طرف مقابل تاثیر خواهد گذاشت. اختلال در سرعت اینترنت می تواند باعث مشکلاتی مانند Jitter شود (در قسمت اصلاحات رایج در مورد جیتر بخوانید). وجود جیتر ها در انتقال دیتای صدا نهایتا به تجربه یک تماس تلفنی بد منتهی خواهد شد.

تنظیمات نامناسب سیستم تلفنی ویپ نیز می تواند باعث کاهش کیفیت صدای انتقالی و دریافتی در شبکه ویپ شود. اگر از نحوه تنظیم سیستم تلفنی ویپ اطلاع ندارید بهتر است این عمل را به متخصصان این زمینه واگذار کنید زیرا تنظیمات نامناسب کیفیت صدای انتقالی سیستم تلفنی شما را به شدت کاهش می دهد.

قطع شدن سیستم تلفنی ویپ در صورت قطع شدن برق

سیستم تلفنی ویپ به شدت به برق وابستگی دارد، تمامی تجهیزاتی که شما برای راه اندازی یک شبکه ویپ مورد استفاده قرار می دهید برای کار کردن نیاز به جریان برق دارند. در صورتی که برق ناحیه یا ساختمان شما قطع باشد بدون شک تماس های تلفنی شما نیز قطع خواهد شد، باید سیستم های برق اضطراری داشته باشید که برق را دوباره متصل کنند تا بتوانید این مشکل را حل کنید.

سیستم های تلفن سنتی معمولا این مشکل را ندارند و در صورت قطعی برق شبکه تلفن شما همچنان در دسترس خواهد بود، این مورد از مزیت های سیستم تلفن سنتی نسبت به سیستم تلفن ویپ است.

نیاز داشتن سیستم تلفنی ویپ به تنظیمات امنیتی و بررسی مداوم امنیت

امنیت در تکنولوژی ویپ یک مسئله تضمین شده نیست و شما همیشه باید برای تضمین امنیت سیستم تلفنی خود تلاش کنید. از آنجایی که در تکنولوژی ویپ صدا بر بستر اینترنت منتقل می شود، این تکنولوژی در مقابل نفوذ هکرها آسیب پذیر است. همان طور که انواع مختلف داده در بستر اینترنت می توانند هدف حمله هکرها قرار گرفته و مورد نفوذ قرار بگیرند، پکت های دیتای صدای تولید شده توسط تکنولوژی VoIP نیز می تواند مورد هجوم هکرها قرار گرفته و لو بروند.

سیستم تلفن شهری از نظر امنیت سال ها بسیار فوق‌العاده عمل کرده و در مشکلی در کارکرد آن گزارش نمی شود. اما تکنولوژی ویپ در صورت نداشتن تنظیمات امنیتی مناسب و یا تجهیزات مناسب امنیتی می تواند مورد هدف هکرها قرار گرفته و اطلاعات حساس آن لو برود. همچنین هکر ها تلاش می کنند تا با استفاده از خطوط تلفن شرکت شما تماس بگیرند و هزینه های تماس های صوتی خود را به دوش شما بگذارند.

برای حل مشکلات امنیتی سیستم های تلفنی ویپ شما باید از متخصصان کمک بگیرید و هم چنین تجهیزات جدید تولید شده توسط شرکت های پیشرو در صنعت ویپ را در سیستم تلفنی خود مورد استفاده قرار دهید. استفاده از تجهیزات قدیمی و آپدیت نشده ممکن است مشکلات امنیتی در سیستم تلفنی شما ایجاد کنند و در نهایت به ضرر های بی شمار مالی منجر شوند.

شما باید به طور مداوم سیستم تلفنی ویپ خود را از نظر امنیتی بررسی کنید و از صحت کارکرد آن اطمینان حاصل کنید. هم چنین باید هر از مدتی به سایت تولید کننده تجهیزات ویپ مورد استفاده قرار گرفته سر بزنید و ببینید آیا آپدیت نرم افزاری برای دستگاه مربوطه ارائه داده شده است یا خیر. بسیاری از آپدیت های نرم افزاری ارائه شده برای تجهیزات، شامل پچ های امنیتی مهم هستند و شما نیاز دارید که حتما این بروزرسانی ها را بر روی تجهیزات خود اعمال کنید. این نیاز به بررسی مداوم سیستم یکی از معایب سیستم تلفنی ویپ در مقابل سیستم تلفنی سنتی است.

برخی از اصطلاحات رایج در صنعت ویپ

در صنعت ویپ با اصطلاحات مختلفی مواجه خواهید شد که ممکن است ببرخی از آن ها تازه به گوش شما خورده باشند. در اینجا می خواهیم برخی از این اصطلاحات رایج در صنعت ویپ را معرفی کنیم.

کلاینت (Client): کلاینت معمولا به هرگونه نرم افزاری گفته می شود که می تواند بر روی یک سیستم عامل نصب شود و تماس های ویپ برقرار کند

ارتباطات ابری (Cloud Communication): ارتباطات ابری به روش برقراری ارتباط تجهیزات ویپ با کنترل کننده های از راه دور طلقی می شود

وقفه (Delay): وقفه زمانی روی می دهد که پکت های دیتای صدا دیرتر از زمان مورد انتظار به مقصد می رسند. این موضوع گاهی باعث دیر تر شنیدن صدای طرف مقابل یا اختلالات در دریافت صدا می شود.

قابلیت Find me/Follow me: یکی از قابلیت های تکنولوژی ویپ است که به شما این امکان را می دهد که در تمامی دستگاه های متعلق به فردی، با او تماس بگیرید. مثلا با گرفتن شماره او، گوشی تلفن آی پی، سافت فون موجود بر روی موبایل و نرم افزار کامپیوتر او به صورت همزمان شروع به زنگ خوردن کنند تا او تماس را از دست ندهد.

جیتر (Jitter): جیتر هنگامی روی می دهد که پکت های دیتا در زمان های متفاوتی به مقصد می رسند. مثلا صدای شما تبدیل به سه پکت می شود، شما سه پکت به سمت مقابل ارسال می کنید. پکت اول ثانیه 1 می رسد، پکت دوم ثانیه 2 و پکت سوم ثانیه 4. بین پکت دوم و سوم jitter روی داده است که می تواند اختلالاتی را در کیفیت صدای انتقالی ایجاد کند.

سیپ (SIP): SIP مخفف کلمه Session initiation protocol است. این پروتکل قادر است سشن های چندرسانه ای را بر بستر شبک اینرنت مدیریت کند.

صحبت نهایی در مورد انتقال از سیستم تلفن سنتی به سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ

انتقال از سیستم تلفن سنتی به سیستم تلفنی مبتنی بر ویپ همانگونه که دیدید برای شرکت های کوچک می تواند مزایا و معایبی داشته باشد. به طور کلی استفاده از تکنولوژی ویپ برای شرکت های کوچک بسیار توصیه می‌شود زیرا مزایای که توسط این تکنولوژی در اختیار شما قرار می دهد بسیار بیشتر از معایب آن است. هم چنین معایب که در سیستم تلفنی ویپ وجود دارد ه سادگی قابل حل هستند و فقط کمی شاید زمانبر و هزینه‌ بر تر باشند اما در نهایت با حل مشکلات این تکنولوژی قادر است تا بیزینس شما را وارد مرحله های دیگر از پیشرفت کند.

اگر در زمینه انتقال سیستم تلفن سنتی به سیستم تلفن مبتنی بر ویپ نیاز به مشاوره دارید می توانید با متخصصان شرکت کاوا ارتباطات هوشمند تماس حاصل کنید تا آن ها شما را در طول مدت این انتقال یاری کنند. متخصصان شرکت کاوا با سابقه سال ها فعالیت در زمینه راه‌ اندازی تجهیزات و مدیریت شبکه قادر هستند تا به طور اختصاصی سیستم تلفن سنتی شرکت شما را با یک سیستم مدرن ویژه با امکانات فوق العاده تلفنی تعویض نمایند.