همه چیز درباره ویدئو کنفرانس

بعلت پراکندگی مراکز سازمان ما در سطح کشور و جلساتی که باید برگزار شود سازمان لازم دید از تجهیزات ویدئو کنفرانس استفاده کند .قبلا افرادی که باید در این جلسات حاضر میشدند با وسایل نقلیه گوناگون نظیر هواپیما و خودرو خود را به این جلسات میرساندند که علاوه بر خطراتی که این سفرها برای اعضا داشت ،باتوجه به اینکه اشخاص از سمت های بالای سازمان بودند برای یک جلسه دو ساعته مجبور بودند دو روز از محل کارشان جدا شوند و بدین ترتیب بسیاری از کارها و هماهنگی های این مدیران با مشکل روبرو میشد .از طرفی هزینه هایی که برای اقامت این عزیزان باید تامین میشد اعم از حق ماموریت ،هزینه های اقامت و هزینه های متعدد جانبی به سازمان فشار زیادی وارد میکرد که بعد از استفاده از ویدئو کنفرانس تمام این هزینه به صفر رسیده و علاوه بر آن در وقت این عزیزان هم صرفه جویی شده و کیفیت برگزاری جلسات هم بسیار بالا رفته . در حال حاضر ما با همه استان ها بدینوسیله در اتباط هستیم.

پیش از این باید مدیران از مکان های دور خود را برای برگزاری جلسات به مرکز میرساندند ،همینطور کارشناسان میانی ما هم باید از مسافت های دور برای این جلسات اعزام میشدند .این فاصله و هزینه ای که از آن بوجود میآمد باعث شد سازمان بدین نتیجه برسد که به سمت استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس برود .در حقیقت با این کار ما توانستیم به چند هدف برسیم اول اینکه زمان این عزیزان را مدیریت کنیم ، در کنار آن هزینه ها را به صفر برسانیم و در نهایت جلسات را بسیار راحت تر و با تعداد بشیتر انجام دهیم چون قبلا در ماه تنها امکان برگزاری یک جلسه را داشتیم ولی امروز هر هفته جلسات مختلف برگزار میشود.

ما در حال حاضر با چندین نقطه ارتباط داریم .قبلا خیلی از جلساتمان از قبیل باز آموزی پزشکان یا جلسات هیات رئیسه با مشکل همراه بود .بدین ترتیب که یا همه باید به سمنان میآمدند یا ما از اینجا به مراکز می رفتیم . اما در حال حاضر این مشکل با استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس برطرف شده و بدین وسیله توانسته ایم هزینه های رفت وآمد ، هزینه های اقامت وغیره را از بین ببریم.بعلاوه اینکه پزشکانی که باز آموزی دارند معمولا باید هر جلسه بین 60-120 نفر از شهرستان به استان میآمدند که با استفاده از این تجهیزات امروز تمام این جلسات از طریق ویدئو کنفرانس صورت میگیرد و هیچ جلسه حضوری انجام نمیشود.

با توجه به پراکندگی سازمان ما در کل کشور و اینکه اکثر اوقات ما نیاز به انجام جلسات مهم داریم و این جلسات بعضی اوقات فوری است یا گاهی اوقات شرایطی هست که امکان تهیه بلیط و غیره وجود ندارد ، به خاطر این مشکلات و بخاطر اینکه هزینه ها را به شدت پایین بیاوریم از این سیستم ها استفاده میکنیم . از طرفی ما با تمام دانشگاه ها در ارتباط هستیم و غالبا سخنرانان خاص ما نمیتوانند در یک زمان در همه دفاتر باشند از این جهت استفاده از این سیستم به ما این امکان را میدهد تا این جلسات را مدیریت کنیم.بطور مثال اگر یکی از سخنرانان ما بخواهد از دانشگاه تهران به دانشگاه ایلام برود و سخنرانی کند چند روز وقت ایشان گرفته میشود ولی با استفاده از ویدئو کنفرانس میتواند ظرف 2-3 ساعت این جلسات را برگزار کند .ما در حال حاضر با 36 نقطه در ارتباط هستیم .

این دانشگاه یکی از قطب های علمی و فرهنگی جهان اسلام شمرده میشود.در هفته جلسات بسیار زیادی در این دانشگاه برگزار میشود .بطور مثال اساتید مختلفی از مرکز خود به این داشگاه مسافرت میکند و یا اساتید این دانشگاه به مراکز دیگر تحت پوشش این دانشگاه مسافرت مینمایند به این ترتیب استفاده از این دستگاه میتواند نقش کلیدی در این ارتباطات داشته باشد.ما لااقل نیاز به برگزاری 20 جلسه در ماه با استفاده از این سیستم داریم که اکثر این ارتباطات با خارج از قم و خارج از کشور میباشد و اگر هزینه هر یک از این جلسات محاسبه شود مشخص میشود با این وسیله دانشگاه چه میزان صرفه جویی خواهد کرد .ما در حال حاضر به این فکر هستیم که جلسات دفاع دانشجویان را نیز به همین طریق انجام دهیم و از رفت و آمد های بی مورد جلوگیری کنیم .

ما برای ارتباط بین شعب بانک ها از این تجهیزات استفاده میکنیم .در هفته مدیران بانک ها باید در جلساتی حضور بهم رسانند که این جلسات با این وسیله میتواند بیشتر و مفید تر برگزار شود .با محاسباتی که دوستان ما انجام داده اند برگزاری حضوری این جلسات علاوه بر ایجاد مشکلاتی برای مدیران سبب شده بانک هزینه زیادی پرداخت کند به همین دلیل تصمیم بر این شد تا این جلسات را با استفاده از ویدئو کنفرانس و بدون جابجایی مدیران انجام دهیم .

ما برای ارتباط مدیران با هم به این سیستم نیازمندیم .برخی از مدیران در طول هفته احتیاج به جلسات هماهنگی دارند و به این جهت باید مدام در حال رفت و آمد باشند که رفت و آمد این عزیزان به این تعداد امکان پذیر نیست .به همین دلیل سازمان ترجیح داد برای حل این معضل به سمت سیستم های ویدئو کنفرنس برود .