نکاتی در مورد شرایط برگزاری جلسات ویدیوکنفرانس

پيش از جلسه:

• چند ساعت قبل از برگزاري ، دسترس بودن آدرس سيستم هاي مقصد را با استفاده از دستور PING كنترل نماييد تا در صورت وجود اشكال در شبكه ، فرصت براي رفع آن داشته باشيد.
• يك شخص آموزش ديده را كه از اعضاي موضوع جلسه نباشد ، جهت كنترل سيستم ويديوكنفرانس تعيين نماييد. اين شخص بهتر است در نزديكي رييس جلسه باشد تا درخواست هاي رييس جلسه را به سرعت دريافت و اجرا نمايد.
• چنانچه ارتباط از طريق MCU برقرار مي گردد ، هدايتگر MCU بايد در سايت ارشد حاضر باشد.
• موقعيت هاي مهم دوربين را در Preset هاي سيستم ذخيره و در برگه اي شماره Preset ها و موقعيت آن را يادداشت نماييد.
• چنانچه از منابع مختلف براي Presentation استفاده مي كنيد ، پيش از شروع جلسه آن ها را به كدك متصل و محتويات را آماده كنيد. براي هر يك از منابع يك Preset ذخيره كنيد.
• يك يا چند بار برقراري ارتباط را تست نماييد و از انتقال مناسب صدا و تصوير در هر دو طرف مطمئن شويد.
• حدالامكان ميكروفون را روي يك ميز مستقل قرار دهيد. اگر امكان وجود نداشت ، به اشخاصي كه دور ميز ميكروفون هستند گوشزد كنيد كه دقت كنند به هيچ عنوان با ميز برخورد نكنند يا با خودكار به آن ضربه نزنند. اين كار صداي گوشخراشي در سايت مقابل ايجاد مي كند.
• وسايل روي ميز را از اطراف ميكروفون دور كنيد.
• بهترين موقعيت براي ميكروفون در مركز سالن يا نزديك به اشخاص سخنگو در جلسه مي باشد.
• چون صداي سايت خودي از خروجي سيستم پخش نمي شود ، قرار دادن ميكروفون در نزديكي بلندگو مشكل رزونانس را ايجاد نمي كند و بلا مانع است.